HERRAMIENTAS ARCHIVÍSTICAS
Hoy en día nuestras empresas deben aplicar las normas técnicas y legales establecidas en Colombia en cuanto a la gestión documental se refiere; no solo por la obligatoriedad normativa y por evitar sanciones, sino especialmente por los múltiples beneficios que a cualquier organización le genera dicha gestión Documental. Dentro de los principales beneficios que su empresa puede obtener, se encuentran:
- Optimiza los costos que le demanda el archivo.
- Disponibilidad y flexibilidad en el crecimiento de sus archivos
- Disminuye el uso de papel en la empresa con el uso de nuevas tecnologías.
- Ahorro de tiempo en la ubicación de la información inmediata
- Disminución o eliminación de espacio de almacenamiento destinado al archivo.
- Inversión efectiva en tecnología
SERVIARCHIVOS pone a su disposición las siguientes herramientas archivísticas con el fin de apoyar y promover una óptima gestión documental en su empresa:
- Cuadro de Clasificación Documental: CCD
- Tabla de Retención y valoración Documental: TRD - TVD
- Programa de Gestión Documental: PGD
- Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
- Inventario Documental
- Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
- Bancos terminológicos de tipos, series, y sub-series documentales
- Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de funciones de la unidades administrativas de las entidades
- Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL TRD -TVD
Las TRD y la TVD, son unos de los instrumentos más importantes para la gestión documental de una entidad o una empresa. Se aplican para los Archivos de Gestión. En las TRD se encuentran registrados los tipos de documentos que produce una entidad o una empresa en ejercicio de sus funciones, clasificados por dependencias u oficinas según su estructura orgánica en Series y Subseries, y que después de realizar la valoración documental desde el punto de vista legal, contable, jurídico, administrativo e histórico, se determina en años, el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión y Central, para que finalmente se disponga si se debe eliminar, seleccionar, conservar y/o digitalizar.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
El Programa de Gestión Documental - PGD, es el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación.
Tenga el control de los documentos de su empresa y su periodo de conservación. Ahorre tiempo, espacio y dinero.
NORMATIVIDAD
En cumplimiento de la normatividad archivística, para la organización de los archivos de las entidades públicas y privadas con funciones públicas, se deberá contar con los instrumentos archivísticos como herramienta para la Gestión Documental. Entre las normas legales, se tienen las siguientes:
Ley 594 de 2000, "Ley General de Archivos",
- Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
- Artículo 24, manifiesta la "Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental"
Decreto 2609 de 2012, del Archivo General de la Nación, recopilado en el decreto 1080 de 2015, del Ministerio de Cultura,
- Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la Gestión Documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:
- El Cuadro de Clasificación Documental - CCD
- La Tabla de Retención Documental - TRD
- El Programa de Gestión Documental - PGD
- Plan Institucional de Archivos de la Entidad - PINAR
- El Inventario Documental
- Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
- Lo bancos terminológicos de tipos, series, y sub-series documentales
- Los mapas de procesos, flujos documentes y la descripción de las funciones de la unidades administrativas de la entidad
- Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
- Artículo 36. Coordinación con otras entidades del orden nacional, dice: "El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado coordinará con los Ministerios y la Superintendencias el desarrollo de la normativa que en materia de gestión documental deba expedirse para las entidades privadas bajo el control y vigilancia de dichas autoridades nacionales".
La superintendencia de Industria y Comercio, mediante resolución 8934 de 2014 en su artículo 3. Resuelve: Los vigilados que estén bajo la inspección, control y vigilancia de la superintendencia de Industria y Comercio, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, así:
- Programa de Gestión Documental
- Tablas de Retención Documental
- Reglamento interno de archivo.